効果的なミーティングの進め方

今回は効果的なミーティングの進め方についてお話をしていきたいと思います。

まず、議長はミーティングの最初に、ミーティン グの終わり時間と話し合う議題を改めて伝えます。

前半はチーム内で共有すべき情報を報告し合い後半は扱う議題についてのディスカッションを行います。このとき、議題として扱 うものと扱わないものの枠組みをしっかりと決めておきます。

そうしないと、ミーティングの内容が散漫になってしまうからです。

とあるチームは、メンバーのモチベーションが一向に上がらないことが悩みでした。

この チームの問題点は、チームの目標が明確でないことと、チームを引っぱるリーダーがいないことですだから、特定の誰かに引っぱってもらおうとするのではなく、メンバー全員がリーダーとなって、自分ごととして、チームの目標を明確に打ち出すことが必要です。

このチームのトップは、給料が安いことを気にしていました。

しかしそれは、待遇面の問題なので、改善するには予算を計上するしかありません。

そのうえ現代の傾向としては、給料を上げたり、報奨金を出しても、パフォーマンスはあまり上がらず、結果が出ないことがままあります。

今の若い人達には「お金じゃない」と言う人も多いからです。

給料を上げて も頑張らないし、下がっても悔しがらない。

それが今のチームや組織の悩みです。

この場合、給料が安いこととモチベーションの低下は、一切関係ありません。

なぜなら、 給料が安いことは、すでにわかっていることだからです。

そこで、ミーティングで扱うべきことはチームの目標、逆に今扱わなくてもいいことは給料の問題と枠組みを決めます。

それから取り扱う議題について、いくつかの方向性の価値観が同じテーブルに並べられる ことが非常に大切です。

なんとなく結果ありきの出来レースのようなコミュニケーションをしていては、チームが偏った方向に向かってしまいます。

家族というのもある意味でチームですが、内輪であればあるほど会話がパワーゲームになりがちです。

親が子どもの意見を全く聞かずに自分の意見を押しつけてしまって、健全では ない方向に向かいやすいです。

色んな違った価値観をテーブルの上に乗せて、最終的にチー ムのなかにいる決定権がある人が決めるようにしましょう。

よくありがちなのは「これは持ち帰りで」と議題を次回に持ち越してしまうこと。

なるべ ミーティングや会議のなかで決定し、その場でみんなと共有して、個々のやるべき行動計画まで、各自がしっかりと落とし込むようにしてください。